화주사 입점 안내 · 화주사매뉴얼

자료 준비와 전달, 직접 상품·주문을 등록하는 방법, 운영자에게 맡기는 방법을 안내합니다.

모든 메뉴의 조회·등록·수정·삭제·실행은 기존 메뉴권한을 따릅니다. 주문접수·출고지시도 같은 기준입니다. 이 매뉴얼의 운영자·화주사 구분은 업무 분담을 설명하며, 역할 이름만으로 메뉴 실행을 허용하거나 제한하지 않습니다. 해당 화주사 접근 범위와 기존 업무 검증 조건도 함께 적용합니다.

1. 처음 입점할 때 내가 해야 할 일

상품 목록이나 주문서가 아직 완성되지 않아도 운영자에게 준비 상황을 알려주세요. 상품 등록은 직접 하고 주문양식은 맡길 수도 있으며, 둘 다 자료를 전달해 맡길 수도 있습니다.

직접 처리할지 맡길지는 상품·주문양식·실제 주문접수마다 따로 정합니다. 직접 등록하는 경우에도 상품 구성과 주문 내용은 정확히 준비해야 합니다.

먼저 알려줄 내용은 회사·연락 방법·로그인할 사람, 상품 목록 유무, 주문이 들어오는 방식, 입고 예정과 보관 조건입니다. 모르는 항목은 미정이라고 알려주세요.

2. 자료가 없거나 정리되지 않았을 때

운영자와 자료 준비표를 함께 작성합니다.

상품: 현재 사용하는 코드·이름·구성·수량 단위 자료가 있는지 확인합니다. 자체 코드나 묶음 구성이 없으면 등록 전에 운영자와 정합니다.
주문: 실제 사용하는 주문서가 있으면 샘플과 열의 의미를 전달합니다. 아직 없다면 누가 어떤 파일을 준비할지 정합니다.
판매채널: 어느 채널을 사용할지와 인증을 준비할 담당자를 알립니다.
외부 API: 연동할 업체·담당자가 있는지 알려주고, 운영자가 제공하는 개발자 문서를 해당 담당자에게 전달합니다.
입고·배송: 언제 어떤 물품이 도착할지, 온도·유통기한·포장 등 필요한 조건과 보내는 곳 정보를 알립니다.

샘플 파일은 실출고 주문과 구분해 표시하세요. 운영자가 제공한 계정으로 로그인하여 자기 화주사 자료함에 필요한 자료를 직접 올리는 것을 기본으로 합니다. 로그인할 수 없으면 기존 연락 수단으로 자료를 보내고, 운영자가 해당 화주사 자료함에 대신 등록합니다.

상품·양식 등록을 운영자에게 맡길 때는 자료와 함께 어떤 작업을 요청하는지 설명합니다. 보완 요청을 받으면 해당 자료에 설명과 새 파일을 추가하고, 실제 등록 결과와 남은 일을 확인합니다. 직접 처리하는 항목은 운영자 승인을 기다릴 필요가 없습니다.

자료함·주소록에는 기존 메뉴권한과 화주사 접근권한이 적용됩니다. 주소록은 연락할 담당자를 확인하는 기능이며 계정을 생성하지 않습니다. 메뉴가 보이지 않거나 작업할 수 없으면 운영자에게 해당 메뉴권한과 화주사 연결을 확인해 달라고 요청하세요.

3. 계정을 받았을 때

운영자가 알려준 접속 주소와 사용자ID·초기 비밀번호를 사용합니다. 첫 로그인에서 비밀번호 변경을 요구하면 화면 안내에 따라 변경합니다.

로그인 후 다음을 확인하세요.

작업하려는 화주사 이름이 맞는지 확인합니다.
맡은 업무에 필요한 상품·양식·주문 메뉴가 있는지 확인합니다.
조회만 가능한지, 등록·수정·실행까지 가능한지 확인합니다.
필요한 회사·메뉴·작업이 없으면 사용자ID와 필요한 작업을 운영자에게 알려줍니다. 다른 회사에 대신 등록하지 않습니다.

계정만 먼저 받았고 화주사 연결·권한 준비가 남아 있다면 자료를 준비하면서 운영자의 작업 가능 안내를 기다립니다.

운영자가 전달한 계정으로 로그인하여, 가급적 필요한 자료를 자기 화주사 자료함에 직접 등록합니다. 상품·주문양식 등록을 운영자에게 맡겨도 자료는 직접 올릴 수 있습니다. 로그인할 수 없으면 기존 연락 수단으로 운영자에게 자료를 전달하며, 운영자가 해당 화주사 자료함에 대신 등록합니다.

4. 상품 준비

A. 자료를 보내고 운영자에게 맡길 때

준비물: 상품 목록 또는 가지고 있는 상품 정보, 파일 버전, 아직 모르는 항목.

등록할 상품과 보관·판매 단위를 설명합니다. 예를 들어 낱개 1개와 2개 묶음 1개를 구분해서 전달합니다.
묶음 상품이 있으면 어떤 단품이 몇 개 들어가는지 알려줍니다. 스캔에 쓰는 바코드나 보관 조건도 전달합니다.
운영자가 부족한 내용을 요청하면 해당 코드와 보완 내용을 회신합니다.
등록 완료 연락을 받으면 상품코드·이름·구성수량을 확인합니다. 필요한 조회권한이 없으면 운영자에게 확인할 결과 자료를 요청합니다.

완료 확인: 파일 발송이 아니라 실제 등록 결과가 원래 상품과 일치하는지 확인합니다. 오류가 있으면 해당 코드와 올바른 내용을 알려줍니다.

B. 직접 등록할 때

시작 조건: 자기 화주사에 대한 상품 등록권한과 등록할 상품 정보가 있어야 합니다.

품목관리 > 단품에서 이미 같은 코드가 있는지 확인합니다. 운영자가 등록한 결과가 있으면 먼저 인수합니다.
대량 등록은 현재 업로드 양식을 내려받아 준비하고, 작업 모드와 화주사를 확인합니다. 신규 등록인데 기존 데이터를 수정·삭제하는 모드를 사용하지 않습니다.
데이터검증의 오류를 해결하고 저장한 뒤 등록 결과를 조회합니다.
묶음·세트·스캔을 사용하는 경우 운영자와 합의한 복품·세트 구성 및 바코드를 확인합니다. 처음부터 모든 품목 메뉴를 다 사용할 필요는 없습니다.
주문서 코드가 내부 상품코드와 다르면 상품코드 연결이 필요하다는 사실을 운영자에게 알리거나 맡은 범위에서 매핑합니다.

인계: 등록한 상품코드·건수·구성·남은 오류를 운영자에게 알립니다. 중간에 맡기려면 이미 등록한 범위를 명확히 알려 같은 상품을 다시 만들지 않도록 합니다.

직접 등록한 상품은 운영자 검토·승인을 기다릴 필요가 없습니다. 등록 결과와 시스템 검증 조건을 확인하고 필요한 권한 범위에서 다음 업무를 진행합니다. 운영자에게 결과를 알리는 것은 승인 요청이 아니며, 어려운 부분이 있을 때 도움을 요청할 수 있습니다.

5. 주문 받는 방법 준비

상품 등록과 주문양식 준비는 별개입니다. 상품 파일을 올렸다고 주문 파일을 읽는 설정이 자동으로 준비되는 것은 아닙니다.

A. 양식 설정을 운영자에게 맡길 때

사용할 방식이 엑셀인지, 판매채널인지, 외부 API인지 또는 미정인지 알립니다.
엑셀이라면 실제 사용할 파일 샘플과 상품코드·수량·수취인·주소·거래처 등 열의 의미를 전달합니다. 파일 구조가 아직 없다면 운영자와 먼저 정합니다.
판매채널이라면 채널과 인증 준비 담당을 알리고, 외부 API라면 연동 업체가 개발자 문서와 연동 절차를 확인하도록 연결합니다.
운영자가 준비한 양식과 해석 결과를 확인합니다. 특히 묶음 수량과 상품코드가 의도대로 해석되는지 확인합니다.

인계받을 것: 앞으로 사용할 양식명 또는 수집 방식, 실제 주문접수 담당자, 주문서 구조가 바뀌었을 때 연락 방법입니다.

B. 직접 설정할 때

엑셀은 코드관리 > 엑셀접수양식에서 파일의 열을 연결합니다. 거래처는 코드관리 > 거래처, 이름이 다른 경우 거래처매핑도 확인합니다.
판매채널은 필요한 권한이 있을 때 환경설정 > 화주사 > 판매채널연동인증과 코드관리 > 채널접수양식을 준비합니다. 인증 관리 권한이 없다면 운영자에게 해당 부분만 맡깁니다.
외부 API는 제공받은 개발자 문서로 연동 담당자가 준비하고, 수신 후 권한 있는 담당자가 주문 > 외부API접수에서 접수양식과 양식적용을 확인합니다. 외부 업체의 개발 완료와 ABC의 접수 준비 완료는 별도로 확인합니다.

완료 확인: 설정 저장과 실제 수신·해석 확인을 구분합니다. 검토용 샘플을 실출고 주문으로 저장하거나 송장을 발행하지 않습니다. 실제 접수할 대상은 운영자와 별도로 합의합니다.

직접 설정한 주문양식에도 운영자 사전 검토·승인은 필수가 아닙니다. 설정과 해석 결과를 확인하고 접수에 필요한 조건이 갖춰졌다면 운영자 검토를 기다리지 않고 맡은 업무를 진행할 수 있습니다.

6. 물품 입고 준비

운영자로부터 입점 준비 완료 안내를 받았다면 필요한 등록·설정 준비를 마쳤다는 뜻입니다. 실물이나 실제 주문이 아직 없을 수 있으며, 물품이 이미 입고되거나 주문이 출고됐다는 뜻은 아닙니다. 실제 출고확정까지 끝난 첫 출고 완료는 이후에 따로 확인합니다.

화주사는 입고 예정일·상품코드·수량·구성·필요 보관 조건을 알려줍니다. 입고할 창고와 연락 방법은 운영자의 안내를 확인하세요.

실제 물품 확인과 위치 지정, 검수, 입고확정은 현장 담당자와 정한 분담에 따라 진행합니다. 목록을 전달했다는 이유로 재고가 생기는 것은 아닙니다. 운영자로부터 입고번호·확정 수량·차이 내역을 인수하고, 조회권한이 있으면 재고 > 로케이션재고 등에서 확인합니다.

실제 도착 수량과 예정수량이 다르면 차이를 확인합니다. 입고검수가 끝났다는 연락과 입고확정 후 재고가 반영됐다는 연락을 구분하세요.

7. 실제 첫 주문 전달 또는 직접 접수

A. 운영자가 접수할 때

실제 출고할 주문임을 명시하고 파일·주문 범위·출고 요청·보류 대상을 전달합니다. 같은 주문을 직접 접수한 적이 있다면 반드시 접수차수와 이미 처리한 범위를 함께 알려주세요.

전달 후 접수된 범위와 미매핑·중복·부족·보류 결과를 확인합니다. 파일을 다시 보낼 때에는 새 주문인지, 기존 주문의 수정인지, 아직 미접수 부분인지 구분합니다.

B. 직접 접수할 때

화주사·양식·창고와 실제 접수할 대상을 확인한 후 해당 접수 메뉴를 사용합니다.

방식	메뉴	처리 흐름
엑셀	주문 > 엑셀접수	업로드 → 중복·코드매핑 → 미매핑 보완 → 재고확인 → 대상 체크 → 주문저장
판매채널	주문 > 채널접수	채널·수집 조건 확인 → 주문수집 → 중복·매핑 → 재고확인 → 선택 주문의 접수차수 생성
외부 API	주문 > 외부API접수	수신건 선택 → 양식적용 → 중복·매핑 → 상세행·창고 선택 → 재고확인 → 접수차수 생성

세부 버튼 조건은 현재 엑셀접수, 채널접수, 외부API접수 도움말을 함께 확인하세요.

저장 후 접수차수·창고·접수한 대상·남은 오류를 운영자에게 알립니다. 화면에서 한 행을 클릭하는 것과 여러 주문을 체크하는 것은 다릅니다. 실제 저장할 체크 대상을 확인합니다.

재고가 부족하다고 나옵니다

상품코드·수량·창고가 맞는지 먼저 확인하고, 입고·재고 상태는 운영자에게 확인합니다. 외부 API에서는 부족 상태여도 재고확인 후 주문접수가 가능하지만, 그것이 출고 가능을 뜻하지는 않습니다. 부족 상품의 입고 예정과 보류 범위를 협의하세요.

8. 첫 출고 결과 확인

출고지시·송장발행·현장검수·출고확정은 정해진 담당자가 처리합니다. 화주사가 직접 출고지시까지 맡기로 했다면 해당 메뉴의 실행권한과 운영자 매뉴얼의 출고 절차를 확인하세요. 주문접수 권한만으로 출고지시 권한도 있다고 가정하지 않습니다.

화주사는 출고된 주문 범위, 남은 주문과 보류 사유, 부족 상품의 다음 입고·출고 계획을 확인합니다. 운송장번호가 있다는 사실만으로 모든 주문의 출고가 끝났다고 판단하지 않습니다. 조회권한이 없으면 담당 운영자에게 결과를 요청합니다.

9. 문의할 때 함께 알려줄 내용

작업 중인 화주사와 사용자ID, 메뉴 이름.
상품코드·양식명·접수차수 등 문제 대상을 찾을 수 있는 정보.
하려던 작업, 이미 처리한 범위, 표시된 오류.
사용 파일의 버전과 어떤 부분을 보완했는지.

비밀번호·인증키를 공통 매뉴얼이나 일반 업무 인계표에 적지 않습니다.

10. 이해 확인

상품은 직접 등록하고 주문양식만 맡기는 경우, 운영자에게 무엇을 알려야 하나요?
상품 파일을 보낸 뒤 등록이 끝났는지 어떻게 확인하나요?
메뉴가 없을 때 다른 화주사로 등록해도 되나요?
첫 주문접수가 완료됐는데 재고가 부족하면 무엇을 기다리거나 협의해야 하나요?

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