화주사 입점 안내 · 운영자매뉴얼

화주사 계정·권한 준비, 자료 등록 지원, 실제 입고와 첫 출고를 진행하는 운영자 안내입니다.

모든 메뉴의 조회·등록·수정·삭제·실행은 기존 메뉴권한을 따릅니다. 주문접수·출고지시도 같은 기준입니다. 이 매뉴얼의 운영자·화주사 구분은 업무 분담을 설명하며, 역할 이름만으로 메뉴 실행을 허용하거나 제한하지 않습니다. 해당 화주사 접근 범위와 기존 업무 검증 조건도 함께 적용합니다.

1. 이 문서를 사용할 때

새 화주사의 물품을 맡기로 했거나, 계정을 먼저 제공해서 화주사가 준비를 시작하도록 할 때 사용합니다. 상품 파일이나 주문서가 없는 상태에서도 시작할 수 있습니다.

운영자의 일은 모든 정보를 대신 입력하는 것으로 고정되지 않습니다. 누가 무엇을 처리할지 정하고, 실제 현장에서 입고·출고할 수 있는 준비가 되었는지 확인하는 것이 기본 역할입니다. 사용자·권한 설정에 필요한 관리 권한이 없으면 해당 관리자에게 요청합니다.

전체 개념은 공통 시작 문서를 먼저 읽으세요.

2. 처음 연락할 때: 준비 상황과 업무 분담 확인

필요한 것

화주사와 업무 시작을 논의할 수 있으면 시작합니다. 상품·주문 파일을 모두 받은 뒤에 시작할 필요는 없습니다.

할 일

화주사명, 연락 방법, 사용자 계정이 필요한 사람을 확인합니다.
상품 목록 유무, 복품·세트 여부, 보관 조건, 예상 입고 일정을 확인합니다.
주문이 엑셀·판매채널·외부 API 중 어디에서 올지, 아직 미정인지 확인합니다.
상품 등록, 주문방식·양식 설정, 실제 주문접수를 각각 누가 맡을지 정합니다.
계정 제공 후 화주사가 자료함에 직접 등록하도록 안내하고, 로그인할 수 없을 때 사용할 기존 연락 수단과 다음 확인 시점을 정합니다.
첫 출고 희망일을 확인합니다.

화주사가 자기 화주사 자료함에 필요한 자료와 설명을 올리도록 안내합니다. 로그인할 수 없으면 기존 연락 수단으로 자료를 받아 운영자가 해당 화주사 자료함에 대신 등록합니다. 계정·권한 제공 절차는 다음 3절을 따릅니다.

대행을 맡은 경우 자료를 확인하고 부족한 내용을 댓글로 요청합니다. 실제 상품·양식을 등록한 뒤 등록한 코드·양식명·남은 오류를 처리 결과로 남깁니다. 화주사가 직접 처리하는 항목에는 운영자 검토를 필수로 요구하지 않습니다. 연락할 사람은 주소록으로 확인하며 주소록 등록과 로그인 계정 생성은 구분합니다.

자료함·주소록에는 기존 메뉴권한과 해당 화주사 접근권한이 적용됩니다. 신규 메뉴권한은 기존 사용자에게 자동으로 부여되지 않으므로 계정 제공 시 필요한 권한을 확인합니다.

결과 확인·인계

각 항목에 지금 가진 자료 / 없는 자료 / 다음 담당자 / 다음 행동이 적혀 있으면 첫 협의를 마칠 수 있습니다. 전체 입점을 단순히 “화주사 담당”이라고 적지 마세요.

3. 계정부터 제공하기

시작 조건·메뉴

사용자 생성에 필요한 사용자ID·이메일·전화번호·초기 비밀번호가 준비되어야 합니다. 비밀번호 규칙은 현재 입력 화면의 검증을 따릅니다.
화주사 정보가 준비되면 환경설정 > 화주사에서 기존 등록 여부를 먼저 확인합니다.
계정과 권한은 환경설정 > 사용자에서 관리합니다.

진행 순서와 확인할 결과

단계	메뉴·위치	할 일	확인할 결과
1. 화주사 등록	환경설정 > 화주사	기존 등록 여부를 먼저 확인합니다. 새 화주사라면 화주사명·전화번호·주소1·주소2·우편번호 등 화면에서 요구하는 정보를 입력하고 저장합니다.	대상 화주사가 목록에 표시되는지 확인합니다. 이미 있으면 해당 화주사를 사용합니다.
2. 사용자 생성	환경설정 > 사용자	사용자ID·이메일·전화번호·초기 비밀번호와 비밀번호 확인을 입력합니다. 대상 화주사가 준비되어 있으면 소속화주사를 선택하고 저장합니다.	생성 성공 안내와 사용자 목록에서 계정을 확인합니다.
3. 화주사 접근 범위 확인	사용자 선택 > 화주사관리	해당 사용자가 작업할 화주사가 연결되어 있는지 확인하고, 필요한 연결이 없으면 화주사 추가로 연결합니다.	지정화주사 목록에 대상 화주사가 있는지 확인합니다.
4. 작업권한 준비	사용자 선택 > 메뉴권한관리	맡길 작업에 맞춰 기존 메뉴권한을 설정합니다. 화주사표준을 적용한 경우에도 실제 작업에 필요한 권한을 확인합니다.	필요한 메뉴와 조회·등록 등 맡긴 작업에 해당하는 권한을 확인합니다.
5. 접속 안내 전달	기존 연락 수단	해당 테넌트의 접속 주소·사용자ID·초기 비밀번호를 합의한 방법으로 전달하고, 화주사용 매뉴얼과 먼저 할 일을 안내합니다.	화주사가 접속 방법과 준비할 자료를 알 수 있도록 안내합니다. 자동 초대 메일이 전송된다고 가정하지 않습니다.
6. 첫 로그인 확인	화주사 로그인	화주사가 첫 로그인에서 비밀번호를 변경하고 자기 화주사와 필요한 메뉴를 확인하도록 안내합니다.	로그인이 가능하고 대상 화주사와 맡은 작업에 필요한 메뉴를 이용할 수 있는지 확인합니다.

신규 사용자 생성 시 소속화주사를 지정하면 해당 화주사 연결도 생성됩니다. 나중에 소속화주사를 변경한 경우에는 화주사관리의 연결을 별도로 확인합니다.

역할관리가 필요한 경우에는 권한 있는 관리자가 확인합니다. 직접 작업이 안 된다는 이유만으로 관리자 역할을 부여하지 말고, 대상 화주사 연결과 해당 메뉴의 작업권한부터 확인합니다. 모든 단계는 기존 메뉴권한을 따릅니다.

접속 안내에는 화주사매뉴얼을 함께 전달합니다. “로그인하여 해당 화주사의 자료함에 준비된 자료부터 등록해 주세요”라고 첫 작업을 안내할 수 있습니다.

자료함으로 자료 받기

운영자가 화주사 사용자 계정과 필요한 접근권한을 준비해 접속 방법을 전달하고, 가급적 화주사가 필요한 자료를 자기 화주사 자료함에 직접 등록합니다. 로그인할 수 없으면 기존 연락 수단으로 자료를 받아 운영자가 해당 화주사 자료함에 대신 등록합니다. 자료 업로드 담당자와 실제 상품·주문양식 등록 담당자는 다를 수 있습니다. 자료를 대신 등록할 때도 대상 화주사와 자신의 화주사 접근권한·자료함 등록권한을 확인합니다.

계정만 먼저 만들 수 있나요?

현재 신규 사용자 생성 경로는 소속화주사가 없는 계정도 허용합니다. 다만 계정 발급 완료와 상품·주문 작업 가능은 다릅니다. 화주사 정보·연결·권한이 준비되지 않았다면 자료 준비 안내를 먼저 하고, 직접 등록 업무는 필요한 접근 준비가 끝난 후 시작하도록 안내합니다.

결과 확인·보완

계정 생성, 화주사 연결, 필요 작업권한, 첫 로그인 확인을 각각 기록합니다. 회사나 메뉴가 안 보이면 사용자ID·보이지 않는 메뉴·예정 작업을 받아 연결과 권한을 확인합니다.

4. 상품 준비: 직접 등록과 대행 등록 나누기

준비 자료

상품코드·이름, 입고와 판매의 수량 단위, 필요한 구성수량, 바코드·보관 조건 등 실제 취급에 필요한 정보를 받습니다. 아직 자체 코드가 없거나 묶음 구성이 불명확하면 임의로 채우지 말고 화주사와 먼저 정합니다. 업로드용 필수 열은 현재 내려받는 양식을 기준으로 확인합니다.

A. 운영자가 등록할 때

전달 파일의 작성일·버전·상품 수와 부족한 내용을 확인합니다.
품목관리 > 단품에서 기존 상품코드를 먼저 확인하고, 신규 등록 또는 필요한 업로드를 진행합니다. 대량 업로드는 현재 양식을 내려받아 맞추고 데이터검증 결과를 확인합니다.
복품·세트 판매가 있으면 해당 메뉴에서 구성과 수량을 확인합니다. 스캔에 필요한 바코드는 품목관리 > 바코드에서 확인합니다.
주문서에서 사용할 코드가 ABC 상품코드와 다르면 품목관리 > 상품코드매핑 또는 접수 화면의 매핑 작업에서 연결합니다.
등록한 코드·상품명·구성수량을 화주사에게 확인받습니다.

B. 화주사가 직접 등록할 때

작업권한과 화주사 상품 준비 절차를 안내합니다.
완료 연락을 받으면 상품코드·등록 건수·구성수량·미완료 목록을 인수합니다.
화주사의 직접 등록에 운영자 검토·승인을 필수로 요구하지 않습니다. 도움이나 오류 확인을 요청받은 경우 해당 상품을 조회하여 지원합니다. 이미 등록한 상품을 전달 파일로 다시 신규 생성하지 않습니다.

결과 확인·인계

단순 등록 건수 외에 첫 입고·첫 주문에 필요한 코드와 구성이 맞아야 합니다. 대행 등록에서 화주사의 내용 확인이 남았다면 확인할 항목을 남깁니다. 직접 등록은 운영자가 검토하지 않았다는 이유로 확인 대기에 두지 않습니다. 상품 목록이 없으면 자료 대기로 남기고 계정·창고·배송 준비를 계속합니다.

5. 주문 받는 방법과 양식 준비

먼저 양식 설정 담당과 실제 주문접수 담당을 따로 정합니다. 화주사가 매일 주문을 접수하더라도 최초 양식은 운영자가 설정할 수 있습니다.

아래는 운영자가 설정을 맡거나 도움을 요청받았을 때의 절차입니다. 화주사가 직접 설정한 양식은 운영자 사전 검토가 필수가 아니며, 운영자 확인을 사용 조건으로 두지 않습니다. 파일 해석과 기존 시스템 검증 조건은 설정·접수 담당자가 확인합니다.

A. 엑셀로 주문을 받을 때

화주사가 실제 사용할 주문서의 샘플과 각 열의 의미를 받습니다. 샘플 자료와 실제 출고할 주문을 구분합니다.
샘플이 없으면 누가 파일 구조를 준비할지 정합니다. 임의 양식을 만들어 합의된 것처럼 처리하지 않습니다.
코드관리 > 엑셀접수양식에서 담당자가 파일의 헤더 행·데이터 시작 행과 상품코드·수량·수취인 등 열의 연결을 설정합니다.
코드관리 > 거래처와 필요 시 거래처매핑에서 주문에 들어오는 거래처를 연결할 방법을 정합니다. 발송처와 거래처를 같은 정보로 취급하지 않습니다.
파일 값이 의도한 상품·수량·주소로 해석되는지 검토합니다. 파일 열이 바뀌면 양식도 다시 확인합니다.

B. 판매채널 주문을 수집할 때

화주사와 사용할 판매채널·인증 준비 담당·실제 주문 수집 범위를 정합니다.
환경설정 > 화주사 > 판매채널연동인증과 코드관리 > 채널접수양식을 확인합니다.
권한 있는 담당자가 주문 > 채널접수에서 사용할 조건을 확인합니다. 인증 정보 저장만으로 실제 주문 수집 성공으로 기록하지 않습니다.

C. 외부 API로 주문을 받을 때

환경설정 > 화주사 > 외부API연동에서 제공하는 개발자 문서를 화주사 또는 연동 업체에 전달합니다. 실제 전달은 합의한 연락 방법으로 합니다.
업체의 개발·인증·주문 전송이 끝나지 않았다면 외부 작업 대기로 기록합니다. 상품·창고 준비는 별도로 진행할 수 있습니다.
수신 후 주문 > 외부API접수에서 대상 수신건과 외부API접수양식을 확인하고 양식적용을 진행합니다.
상품·거래처 매핑을 확인하고 실제 처리할 창고를 접수 단계에서 선택합니다. 외부API 인증에 기본창고를 등록하는 절차로 안내하지 않습니다.

결과 확인·인계

사용할 방식·양식명·파일 버전 또는 연동 주체·실제 접수 담당자·남은 오류를 전달합니다. 검토용 샘플을 임의로 주문저장·출고지시·송장발행하지 않습니다.

6. 창고·배송 준비

이 작업은 상품 파일이나 주문서 샘플이 완성되기 전에도 진행할 수 있습니다.

환경설정 > 창고에서 기존 창고와 필요한 로케이션을 확인합니다. 새 화주사마다 창고를 새로 만들 필요는 없습니다.
환경설정 > 화주사 > 창고지정에서 사용할 활성 창고를 연결합니다.
코드관리 > 입고처에서 실제 입고 출처를 확인합니다.
환경설정 > 화주사 > 택배사지정, 환경설정 > 택배사연동설정, 환경설정 > 택배사출력설정, 코드관리 > 발송처를 확인합니다.
선택한 화주사·택배사에서 사용할 수 있는 인증·출력설정·발송처 조합인지 확인합니다. 기존 공용 설정을 수정한다면 다른 화주사에도 영향을 주는지 먼저 확인합니다.
박스자동나눔·온도별 포장·현장앱·영상·세트조립을 사용한다면 해당 정책의 추가 준비를 확인합니다. 모든 화주사에게 일괄 필수로 요구하지 않습니다.

화주사에게 사용할 창고, 입고 연락 방법, 포장·배송 요구 중 아직 결정되지 않은 사항을 알려줍니다. 연동 설정이 존재하는 것과 실제 발행·출력이 검증된 것은 따로 기록합니다.

입점 준비 완료와 첫 출고 완료 구분

맡긴 업무에 필요한 계정·권한과 상품·주문방식·창고·배송 등의 준비가 끝났다면 입점 준비 완료로 기록합니다. 실물 도착이나 실제 주문만 기다리는 상태라면 준비가 끝났다는 사실을 구분해 안내할 수 있습니다. 설정이 빠진 항목까지 완료 처리하는 뜻은 아닙니다.

이후 아래의 실제 입고·주문접수·출고를 진행하고 출고확정까지 마쳤을 때 첫 출고 완료를 별도로 기록합니다. 준비 완료만으로 재고나 실제 출고가 생기는 것은 아닙니다.

7. 실제 물품 도착 후: 입고와 재고 준비

시작 조건

물품과 입고 예정 목록, 등록 상품, 화주사·창고·입고처·보관 위치가 준비되어야 합니다. 실물이 오지 않았다면 이 단계는 기다립니다.

할 일·결과 확인

입고 > 입고작업에서 대상 입고작업과 상세 상품·예정수량을 준비합니다.
실제 물품의 코드·수량·보관 위치를 확인하고, 필요한 검수 경로에서 검수합니다. 부족·파손·구성 차이는 화주사와 확인합니다.
권한 있는 담당자가 입고작업 상세의 입고확정 전에 실제 입고수량·로케이션·필요한 유통기한·제조일·로트를 확인합니다.
입고확정 후 입고 > 입고상세와 재고 > 로케이션재고에서 같은 화주사·창고·상품의 결과를 확인합니다.

검수완료만 보고 재고 준비를 마치지 않습니다. 재고를 맞추기 위해 실제와 다른 입고나 임의 재고조정을 만들지 않습니다. 완료 후 입고번호, 확정 수량, 차이 내역을 주문접수·출고 담당자에게 전달합니다.

8. 첫 주문접수와 출고

8.1 실제 주문접수

실출고하기로 합의한 파일·채널 주문·API 수신건과 처리 담당자를 확인합니다. 화주사가 접수했다면 파일을 다시 올리기 전에 접수차수와 남은 주문을 먼저 확인합니다.

엑셀: 주문 > 엑셀접수에서 화주사·양식·창고를 선택하고 업로드 후 중복·코드매핑 → 미매핑 보완 → 재고확인 → 체크 대상 확인 → 주문저장 순서로 처리합니다.
판매채널: 주문 > 채널접수에서 화주사·채널·양식·창고·수집 조건을 확인하고 수집 후 중복·매핑·재고확인과 선택 주문 저장을 진행합니다.
외부 API: 주문 > 외부API접수에서 양식적용 → 중복·매핑 → 처리 상세행과 창고 선택 → 재고확인 → 주문접수 차수 생성을 진행합니다. 일부만 접수되면 남은 상세행을 인계합니다.

재고부족 주문의 접수가 가능하더라도 출고 가능하다는 뜻은 아닙니다. 관련 상세 조건은 현재 접수 도움말을 참조합니다.

8.2 출고지시

출고 > 출고지시에서 인수한 접수차수·화주사·창고를 조회합니다. 처리할 주문을 체크하고 코드매핑과 재고확인을 거쳐 출고가능 여부를 확인합니다. 조회조건이나 처리 대상을 바꿨다면 현재 대상에 맞춰 다시 확인합니다.

출고지시일·차수명·차수를 확인하여 실행한 뒤 생성된 출고차수를 기록합니다. 부족·중복·보류 주문은 다른 정상 주문에 섞어 완료로 표시하지 않습니다. 출고지시 상세 도움말

8.3 송장·현장작업·출고확정

출고 > 송장발행&출력에서 대상 출고차수와 송장을 확인하고 택배사·출력설정·인증정보·발송처를 확인합니다.
실제 출고 대상에 주소정제·송장발행·출력을 진행하고 실패 건을 구분합니다.
해당 현장의 피킹·포장·검수 절차를 수행합니다. 직접 입력으로 검수완료 상태를 만들 수 있더라도 실제 검수를 한 것으로 간주하지 않습니다.
송장 > 송장관리에서 대상의 검수완료 및 필요한 보조송장 상태를 확인하고 권한 있는 담당자가 출고확정을 진행합니다.
출고확정 성공·실패, 주문 상태와 잔여·보류 대상을 확인합니다. 송장발행만 끝난 상태로 첫 출고 완료를 통보하지 않습니다.

9. 인계와 마무리

공통 체크리스트에 첫 출고 대상·접수차수·출고차수·결과·미처리 대상을 남깁니다. 화주사에는 출고된 범위와 부족·보류 범위, 다음 조치 담당자를 알려줍니다. 이후 일일 주문접수 담당과 주문서 변경 시 연락 방법을 확인합니다.

10. 자주 막히는 상황

상황	다음 행동
상품 목록이 아직 없다	최소한 필요한 상품 정보와 준비 담당자를 정하고, 계정·창고·배송 준비를 진행
계정은 만들었는데 메뉴가 없다	화주사 연결과 해당 메뉴 작업권한을 확인
화주사가 일부 등록하다 넘겼다	기존 등록 결과·파일 버전·미완료 목록부터 확인, 중복 신규 등록 금지
주문서 열 이름이나 구조가 바뀌었다	기존 접수양식과 해석 결과를 다시 확인한 후 실제 접수
화주사가 접수 완료라고 했는데 재고가 없다	접수차수와 부족 대상을 확인하고 입고·보충 또는 보류 범위를 협의
일부 송장만 출고확정됐다	성공·실패·보류를 나누고 남은 대상과 담당자를 인계

11. 이해 확인

자료가 하나도 없는 화주사와 오늘 합의해야 할 것은 무엇인가요?
사용자 생성과 직접 업무 가능을 구분하려면 무엇을 더 확인하나요?
화주사가 상품을 등록하고 운영자가 양식을 만들었다면 실제 주문접수 담당은 어떻게 알 수 있나요?
입고검수완료·송장발행을 각각 최종 완료로 보면 어떤 일이 누락되나요?

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